Политика конфиденциальности

CarFlow — CRM для компаний, которые возят автомобили из Кореи, Китая и других стран. Здесь простыми словами написано, какие данные мы получаем, где они лежат, кому уходят и как их забрать или удалить. Если что-то непонятно — напишите по контактам внизу страницы. Политика составлена по Закону Кыргызской Республики «Об информации персонального характера».

Кто за что отвечает

Данные клиентов, сделок и переписок, которые компания ведёт в CarFlow, принадлежат этой компании: она решает, что в них хранить и зачем. CarFlow хранит и обрабатывает их по её поручению — только чтобы работала CRM. Мы не продаём эти данные, не показываем рекламу и не используем их ни для чего, кроме работы сервиса для этой компании.

За данные, которые посетитель сайта сам оставляет в форме заявки, отвечает CarFlow — о них отдельный раздел ниже.

Какие данные есть в CRM

• сотрудники компании: имя, e-mail, роль; пароль хранится только в виде необратимого хеша (bcrypt) — сам пароль не знаем даже мы;
• клиенты компании: имя, телефон, город и то, что менеджеры о них записали;
• сделки, расчёты «под ключ», платежи, заказы, документы и задачи;
• переписки с клиентами из WhatsApp, Telegram и сайта вместе с вложениями (фото, голосовые, файлы);
• память ИИ-агента о клиенте (например, «ищет семейный кроссовер до $25 000») и журнал его ответов;
• технические журналы сервера — кто и когда входил, ошибки; они нужны, чтобы находить сбои и попытки взлома;
• если компания подключила рекламный кабинет Meta: статистика её рекламы и названия кампаний, групп и объявлений (подробно — в разделе «Реклама Meta (Facebook и Instagram)»).

Где хранятся данные

• У каждой компании своя отдельная база данных PostgreSQL. Данные разных компаний не лежат в одной таблице. База работает на нашем сервере, арендованном у Hetzner Online GmbH, в дата-центре в Нюрнберге (Германия).
• Приложение CRM, сервис переписок (Chatwoot) и подключение WhatsApp работают на том же сервере Hetzner Online GmbH в Германии. Переписки и вложения хранятся там.
• Сайт carflow и форма заявки работают на серверах Vercel Inc. (США).

Все соединения защищены шифрованием (HTTPS). Внутри CRM у каждого сотрудника своя роль: менеджер видит только свои сделки, владелец и руководитель отдела продаж — всю компанию.

Искусственный интеллект

ИИ-агент отвечает клиентам компании в переписке и помогает менеджерам. Для этого текст сообщения уходит провайдеру ИИ — OpenAI, L.L.C. (США). Что именно происходит:

• перед отправкой из текста вырезаются номера телефонов, адреса e-mail, имена пользователей Telegram, номера паспортов и ИИН;
• имена не вырезаются — отличить имя человека от названия машины или города автоматически надёжно нельзя, поэтому честно пишем: имя, если клиент его написал, может попасть к провайдеру ИИ;
• фото, которые клиент прислал в переписке (машина, скриншот объявления), передаются той же модели, чтобы она поняла, о чём речь;
• голосовые сообщения клиента отправляются в сервис распознавания речи (по умолчанию OpenAI Whisper): вырезать что-то из звука нельзя, поэтому уходит запись целиком; получившийся текст проходит ту же очистку перед отправкой в ИИ;
• сообщения клиентов, которые менеджер пересылает в наш Telegram-бот, в ИИ не отправляются вовсе — бот разбирает их без внешнего сервиса.

Ваши переписки не используются для обучения моделей. Мы подключаем ИИ только ключами, у которых обмен данными для обучения выключен, и в каждом запросе к OpenAI передаём запрет на хранение (store: false). По условиям OpenAI данные, переданные через API, не используются для обучения их моделей.

Реклама Meta (Facebook и Instagram)

Владелец компании может подключить к CarFlow свой рекламный кабинет Meta, чтобы в отчёте «Реклама» расходы на рекламу появлялись сами, без ручного ввода. Подключение делает только владелец, через окно входа Meta (Facebook Login for Business); он сам выбирает, какие кабинеты открыть. CarFlow получает доступ только на чтение: мы не создаём, не меняем и не останавливаем рекламу.

Что мы получаем из Meta:

• название, валюту и часовой пояс выбранных рекламных кабинетов;
• названия кампаний, групп объявлений и объявлений, заголовок и текст объявления;
• статистику по каждому объявлению за каждый день: расход, показы, клики, число начатых переписок;
• ключ доступа, который Meta выдаёт компании при подключении.

Личных данных людей, которые видели рекламу, мы из Meta не получаем: статистика приходит только суммами. Сведения о том, что конкретный клиент написал по объявлению, CRM берёт не из рекламного кабинета, а из самой переписки (WhatsApp передаёт номер объявления вместе с первым сообщением).

Зачем: чтобы показать компании, сколько стоило каждое обращение и каждая продажа с рекламы. Эти данные видят только сотрудники этой компании в её CRM. Мы не передаём их другим компаниям и третьим лицам, не продаём и не используем для своей рекламы; в ИИ-агента они не уходят.

Где хранятся: ключ доступа — в реестре компаний на нашем сервере в Германии (Hetzner, Нюрнберг), только в зашифрованном виде (AES-256); в журналы и на экраны он не попадает. Статистика и названия — в базе компании на том же сервере.

Сколько хранятся:

• пока подключение действует — всё обновляется раз в час и хранится, пока компания пользуется CRM;
• после отключения ключ доступа удаляется сразу;
• названия и тексты объявлений и статистика по объявлениям удаляются автоматически через 30 дней после отключения;
• суммы расхода по кампаниям за день, пересчитанные в валюту компании, остаются в отчёте компании как её учёт расходов на рекламу — до тех пор, пока компания сама их не удалит (кнопка «Удалить данные Meta») или не удалит данные компании целиком;
• в резервных копиях удалённое остаётся не дольше 14 дней.

Как отключить и удалить: «Настройки → Реклама → Отключить» (удаляет ключ сразу), затем «Удалить данные Meta» (удаляет всё, что пришло из Meta, в том числе суммы расхода). Отключить можно и в самой Meta: Настройки компании → Интеграции → Подключённые приложения → CarFlow CRM → Удалить. Подробная инструкция — на странице «Как удалить данные Meta из CarFlow». Или напишите нам — удалим в течение 10 рабочих дней и подтвердим письмом.

Использование данных, полученных от Meta, подчиняется условиям платформы Meta.

Оплата

Подписку оплачивают через платёжного провайдера Freedom Pay. Номер карты вводится на стороне провайдера — мы его не видим и не храним. К нам приходят только результат оплаты, сумма, дата и служебный идентификатор платежа. Подробно — на странице «Оплата банковской картой».

Резервные копии

Каждую ночь мы делаем копию базы компании, переписок и вложений к ним. Копии хранятся 14 дней и после этого удаляются автоматически. Сейчас мы подключаем хранение копий на отдельном сервере в зашифрованном виде (копия шифруется ещё до того, как покинет наш сервер); пока это не завершено, копии лежат на том же сервере, что и приложение CRM.

Сколько хранятся данные

• пока у компании действует подписка — столько, сколько компания сама их держит в CRM;
• после отмены подписки — до просьбы об удалении (чтобы компания могла вернуться или забрать данные); по просьбе удаляем полностью;
• в резервных копиях удалённые данные остаются не дольше 14 дней.

Выгрузка и удаление данных

• Выгрузить всё владелец компании может сам в любой момент: «Настройки → Мои данные → Скачать все данные». Придёт архив: таблицы CRM (JSON и CSV для Excel) и переписки. Пароли и ключи доступа в архив не попадают.
• Удалить всё можно после отмены подписки: там же кнопка «Удалить данные компании» (нужно ввести пароль и название компании) или письмо на адрес внизу страницы. Кнопка ничего не стирает сама — запрос получает сотрудник CarFlow: он проверяет, что подписка отменена, удаляет базу компании, переписки и доступы и подтверждает удаление письмом. Восстановить удалённое после этого нельзя.
• Данные рекламы Meta владелец может удалить отдельно, не трогая остальные данные компании: «Настройки → Реклама → Отключить», затем «Удалить данные Meta». Подробно — в разделе «Реклама Meta» и на странице «Как удалить данные Meta из CarFlow».
• Клиент компании, чьи данные ведутся в CRM (например, покупатель машины), может обратиться к самой компании или к нам — мы передадим запрос компании и поможем его выполнить.

Отвечаем на запросы о данных и выполняем их не позже чем через 10 рабочих дней.

Форма заявки на сайте

Форма нужна, чтобы менеджер CarFlow связался с вами по вашей заявке, и только для этого. Мы получаем то, что вы сами написали: имя, контакт (телефон, WhatsApp или Telegram), название компании и примерное количество машин в месяц, текст запроса, если он есть. Ещё — метки рекламной кампании из адреса страницы (по ним видно, какое объявление вас привело; остальные параметры адреса отбрасываются) и IP-адрес, с которого отправлена форма (он попадает в служебный журнал и нужен, чтобы отбивать автоматические рассылки).

Заявка уходит в рабочий чат менеджеров в Telegram (Telegram Messenger Inc.). Отдельной базы посетителей у сайта нет. Если мессенджер недоступен, текст заявки остаётся в служебном журнале сервера не дольше суток, откуда мы достаём его руками. Сайт работает на серверах Vercel Inc. (США). Других получателей нет: рекламным, аналитическим и партнёрским сервисам ваши данные не уходят, сторонних счётчиков на сайте нет.

Заявка в рабочем чате хранится, пока идёт переписка по обращению, и не более года после последнего контакта. Галочка согласия в форме снята по умолчанию. Отозвать согласие можно в любой момент — напишите нам, и мы удалим ваш контакт и переписку.

Ваши права

• узнать, какие ваши данные у нас есть;
• получить их копию;
• попросить исправить неточность;
• потребовать удаления;
• отозвать согласие.

Условия подписки на CarFlow — в договоре-оферте.